Miten käsittelemme henkilötietoja

Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai niitä saadaan Finnveran tuotteiden tai palveluiden käytöstä. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden.

Keräämme henkilötietojasi tyypillisesti silloin, kun tulet asiakkaaksemme, käytät tuotteitamme ja palveluitamme, osallistut markkinointikampanjoihimme tai tutkimuksiimme tai muutoin asioit kanssamme. Keräämme sinusta vain kyseessä olevan käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

Kerättäviä henkilötietoja ovat muun muassa:

• henkilön yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät henkilötiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
• yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• erilaiset asiakassuhteeseen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten osapuolinumero ja -luokitus sekä asiakkaan asiointia koskevat tiedot
• suoraan lainsäädännön edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemista varten vaadittavat tiedot
• tuotteita ja palveluja koskevat tiedot, kuten tiedot verkkopalveluidemme käytöstä.
• digitaalisten kanaviemme kautta lähetetyt viestit, kuten chat-keskustelut

Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta:

• Julkisista viranomaisrekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit, yritysrekisterit ja valvontaviranomaisten rekisterit ja luottotietorekisteri, kansainväliset pakotelistat (kuten EU:n ja USA:n (OFAC) listat) saatavilla olevat sekä muista kaupallisten tiedonvälittäjien rekistereistä saadut tiedot koskien esim. yritysten tosiasiallisia edunsaajia ja poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä.
• Tiedot, joita saamme muilta Team Finland -toimijoilta, joiden kanssa teemme yhteistyötä.

Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa ja palveluita.

Palvelu- ja tuotesopimusten tekeminen ja hallinnointi (sopimuksen täytäntöön paneminen)

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot ennen tarjouksen ja sopimuksen tekemistä sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät. 

Esimerkkejä sopimuksen täytäntöön panemiseen liittyvistä tehtävistä:

• luoton tai takauksen myöntämiseen tarvittavat prosessit
• asiakaspalvelu sopimusaikana
• oikeusvaateen mahdollinen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen ja perintämenettely.

Laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen (lakisääteinen velvollisuus)

Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi myös laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä.

Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:

• asiakkaan tuntemisvelvollisuus (KYC), rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisen sääntelystä johtuen
• pakotetarkistukset
• kirjanpitosäädökset
• raportointi poliisi-, ulosotto- ja valvontaviranomaisille
• riskienhallintaan (luotto- ja vakuutusriskit) liittyvät velvollisuudet ja vakavaraisuusvaatimukset

Markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysit (oikeutettu etu)

Henkilötietoja käsitellään myös markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysien yhteydessä. Markkinointitoimet, prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus, perustuvat henkilötietojen käsittelyyn. Näin voimme parantaa tuotevalikoimaamme ja optimoida asiakkaille tarjottavia palveluita.

Luovutamme tietojasi vain silloin, kun siihen on perusteltu tarve ja aina lainsäädännön vaatimusten mukaisesti:

• tietojen antaminen on tarpeen käsiteltäessä valtionavustuksesta yritystoiminnan kehittämiseksi annetussa laissa (9/2014) tarkoitettuja avustushakemuksia
• tietojen antaminen on julkisen rahoituksen yhteensovittamisen tai yritystukiasioiden viranomaiskäsittelyn kannalta tarpeellista
• yrityspalvelujen toteuttamista varten, joista säädetään yrityspalvelujen asiakastietojärjestelmästä annetussa laissa (293/2017)

Finnvera voi käyttää alihankkijoita palvelujen tuottamisessa ja luovuttaa henkilötietoja mm. viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme tietoja EU:n ja ETA:n sisällä. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (esimerkiksi poliisi- tai ulosottoviranomaisille).

Finnveran saatavien vapaaehtoista ja oikeudellista perintää hoitaa perintätoimisto. Perintää koskevat tiedot siirretään kerran päivässä linjasiirtona ulkopuoliselle palveluntuottajalle. Luovutettavia tietoja ovat:

• osapuolitiedot – perustiedot
• rahoituksen perustiedot
• lasku
• rahoituksen maksuohjelma

Palveluiden tuottamisessa ja tarjoamisessa käytämme alihankkijoita ja kumppaneita, minkä vuoksi henkilötietojasi voidaan siirtää tällaisille tahoille meidän toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Nämä tahot voivat käsitellä tietojasi vain antamiemme ohjeiden mukaisesti eikä heillä ei ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa, kuten suoramarkkinointiin.

Varmistamme sopimus- ja muilla järjestelyillä, että myös alihankkijamme ja kumppanimme käsittelevät tietojasi aina huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen.

Käsittelemme tietojasi pääsääntöisesti ETA-alueen sisällä. ETA-alueeseen kuuluvat EU:n jäsenvaltioiden lisäksi Islanti, Liechtenstein ja Norja. Jos siirrämme tietoja ETA-alueen ulkopuolelle, maahan jonka kansallinen sääntely ei takaa EU:n tasoista tietosuojaa, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja käytämme Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, ensisijaisesti Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.

Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilla:
Standard contractual clauses for international transfers | European Commission (europa.eu)